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关于公文办理的几点体会

来源:湖北人大网 www.hppc.gov.cn   时间:2017-12-27 16:23:43   [收藏] [打印] [关闭]

201411月,省人大常委会制定了人大机关公文处理办法,从这个办法中可以看出,公文处理过程,文书处承担了来文登记、文种编号、格式规范、文书用印、文件分发或呈送、承办或催办等六个环节的办理过程,加上后期的公文回收整理、立卷归档,办文除了公文拟制这个环节,其他过程都与文书处息息相关。

人大公文办理主要是三大类型:一是会议文件办理;二是日常内部公文办理;三是日常外来公文办理。

一、会议文件办理

会议文件又可以称为阶段性公文,它有三个显著的特点,一是时限性要求很强,公文必须在这个时间段办理和使用。作为会议议题,文印应充分考虑会议文件发放的提前量。二是需要协调催办的单位多,主要集中在人大机关各办文部门,涉及组织部门和政府部门及“两院”的会议材料,虽由各办文部门联系催办,但需要加强沟通协调,稍不留意,就会误时发送,影响全局。三是印量的要求。印量应充分考虑到各种情况对材料的需求,有四个层面:第一个层面即参会的正式代表,如人大会议,对象为人大代表,常委会会议为常委会组成人员,主任会议为主任会议成员及专委会主任等参会者,这个层面会议文件特别是参阅件为全套;第二个层面为列席代表,这个层面除参阅件外其他文件应是全套;第三个层面是工作人员,根据工作需要酌情提供材料;第四个层面为文件拟制的各部门,材料各取所需。按以上四个层面统计印制量,印足数量发送到位。四是人事任免类文件发文的特殊情况,人事任免信息公开有特殊要求,即不到会前不发文。由于会前发文时间短,分发材料投入的力量要充分,方式要灵活,防止会议开始而文件发放不能到位。

会议公文的形成环节较多,主要有公文拟制、领导审签、格式规范、登记编号、材料印制、用印(签名)、文件分发等环节,后期还有回收待销、整理归档。需要注意的主要有八防:即按序编号,防止漏号重号;文头按文种模式套印,防止各行其是;标题按三要素(单位、事项、文种)统一规范,防止随意表述;会议文件主送名称应与法定会议名称对应,防止文件(议案、说明、报告、审核意见)无主送对象;公文报告人单位、职务、姓名完整规范,保证会议文件责任单位和责任人明确;用印按规定层级审批,防止出现用印管理漏洞;文件印制批次不连续,防止发文出现断档跳号问题;保证文件印制数量,防止会议分送出现参会人员拿不到文件的问题。

二、日常性内部公文办理

内部公文办理主要指人大机关内部已经拟制并经相关领导签批的决定、决议、纪要、请示、报告、通知、函等公文,办理事项主要是编号盖章。日常公文办理时间的不确定性和公文办理件多、量大、连续的特点,需要始终有人坚守。 

办理公文特别要注意四点:一是及时登记。急事急办;二是按序编号。防止出现空号。如会议纪要,若无研究事项,也要简述会议情况。防止出现会前领编号、会后无纪要,造成事实上的断档跳号问题,承办人应做好事项的连续建档工作,编号发号人有责任跟踪提醒。三是格式规范。公文格式一共18个要素,有的指标很专业。日常办文,只需弄清楚上行文、平行文、函,这三个格式的注意事项就行了。上行文,主要对象为全国人大和省委,文种用报告和请示,加盖印章。请示件在附注(年月日之下)位置注明联系人和联系电话。报告是否注明联系人,根据报告事项和要求确定;平行文,主要为函的文种形式,与本级政府和厅局行文用“函”的文种,加盖印章。全国人大常委会法规征求意见一般用函的文种。函的版记位置为抄送单位,如无抄送单位可无版记;下行文,主要为内部行文“通知”文种,不加盖印章。便签形式的通知、方案,不属于规定文种之列,不编号,排印自行确定。四是用印。主要把握好三个结合:一是坚持原则与耐心解释相结合,比如领导只是口头同意办理但没有签批环节,需要做把关解释工作,确需用印,事后第一时间由办文责任人负责补签审批手续;二是坚持原则与坚持实事求是相结合,争事急办,印章可先盖,事后再补签;三是坚持原则与灵活把握相结合,比如干部职工孩子出国留学,涉及干部职工职务收入等信息需要加盖办公厅印章予以证明,需要电子传阅印章,领导批“按规定办理”。像这一类型的事务有时限要求,而且仅涉及干部个人真实信息的传递,应给予办理。

三、日常外来公文办理

外来公文范围很广,从“办文”两个字的涵义而言,主要是全国人大、国家部委和省委的文电办理,它主要通过机要口和公文交换站两个渠道来文来电。另外就是省直综合性职能部门的文电,如组织部、宣传部、政法委、创新改革领导小组、法治工作领导小组等。外来公文的特点是来文来电时间的不确定性和办文的时限性,要求办文的同志始终处于戒备和应对状态,防止延误。三个环节要特别关注,即签收登记环节、请示办理环节、回复退件环节。这里还有一个操作层面的技巧,需要引起重视,即逐级签审与同时间交办两不误,防止急办件出现按程序签完了,没时间办理了。

外来公文的办理,分办是最重要的环节。2017516之前,我们执行的程序是收文登记、拟办、分管签、主签、分办签、办理、回告(或催办回告)。日常性外来公文办理,常常暴露出办理渠道不顺畅的问题,常出现在分管签和主签之后,交办时被要求“一签到底”(即大主任阅签环节),公文滞留在分办职能处室,影响了来文办理。其实,“分管签”之后,再签属于“办理”过程,应由“办件”部门负责。516之后,在广泛征求意见的基础上,参照省委、省政府、省政协公文运行办法,结合人大实际,重新设计了“文件处理签”格式,并从程序上进行了规范。试行过程中,对“送审签”的“审核人”栏目进行格式宽度调整,供处室负责人对拟制文件呈审说明时有书写空间。新的运行办法实行以来,分办与办文关系得到理顺,办文效率得到提高。

还有一个特殊情况,就是公文办理中的涉密问题。主要是纸质传递涉密件,把住六个环节,即一看(公文是否涉密)二记(及时登记来文信息)三直传(按分办要求直接交办理责任人签收)四收(文件办结回收)五管(密件入柜管理)六清退(退回机要室)。两点特别提示:一是工作确需复印密件,需经分管副秘书长纸质审批,在指定点复印,不可自行复印;二是重大事项或重要文件草拟前须先确认是否为密件。防止涉密内容先公开处理再定密,造成事实上的泄密问题,不可挽回。如出现这类情况,以不定密为宜。涉密件办理坚持一人办理负责到底,坚持当面报告不找人传话,坚持面呈文件不打电话谈论相关内容。总之,公文办理一讲程序规范,二讲运行效率,保密工作贯穿全过程。(省人大常委会办公厅文书处处长  刘彦发)

责任编辑:丁爱萍

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